Situés en première ligne en cas d’intrusion et de menace dans une entreprise, les hôtes et hôtesses d’accueil doivent disposer d’une formation spécifique afin de maîtriser les procédures de sécurité. Cela comporte la gestion des accès, des conflits, mais également l’utilisation des outils technologiques à l’image des badges d’accès électroniques et des systèmes de vidéosurveillance. Combinées à des connaissances en procédures d’urgence, ces compétences techniques leur permettent de réagir rapidement et efficacement à toute situation d’imprévus.
Aussi, en raison de leur fonction, les hôtes et hôtesses d’accueil utilisent des informations sensibles comme les identités des visiteurs, leur destination dans l’entreprise, ou les raisons de leur venue. Cela nécessite de suivre les protocoles stricts afin de protéger ces données et se conformer aux réglementations en vigueur comme le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Le personnel d’accueil est également formé et sensibilisé à ces enjeux afin de garantir une gestion sécurisée des données collectées.
En complément de ces compétences techniques, les soft skills, comme la vigilance, la capacité à communiquer et la réactivité sont également essentielles. Ils permettent d’identifier les comportements suspects sans forcément attirer l’attention, de prévenir des incidents graves, et de préserver ainsi la sécurité sans compromettre et perturber l’expérience des visiteurs. Pour éviter une fuite d’informations confidentielles, la discrétion est également primordiale.
Afin que les hôtes et hôtesses d’accueil soient préparés à gérer des situations d’urgence, une formation continue en matière de sécurité et de santé au travail est primordiale. En cas de crise, leur rôle peut être crucial pour maintenir le calme et gérer l’évacuation de manière ordonnée. Afin que le personnel d’accueil puisse se familiariser avec les protocoles d’urgence et réagir de manière appropriée en cas de situation réelle, des exercices de simulation peuvent avoir lieu.
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La communication avec les services de sécurité
Une étroite collaboration avec les équipes de sécurité est indispensable afin que les équipes d’accueil puissent jouer pleinement leur rôle dans la sécurité de l’entreprise. La communication entre ces deux services renforce la surveillance des accès et facilite le partage d’informations en temps réel. Le personnel d’accueil doit ainsi être en mesure de transmettre très rapidement les informations critiques aux responsables de la sécurité, en particulier celles qui concernent les comportements suspects ou les irrégularités dans les accès.
